Nel front-office l’operatore può avviare una pratica temporanea che non ha valore legale non essendo richiesta la data di avvio del procedimento.
In questa fase si accede ad una serie di sezioni consecutive in cui verranno immessi i dati del titolare della pratica e l’ubicazione dell’attività. Questi dati possono essere reperiti direttamente dai database comunali (anagrafico e stradario).
Successivamente, attraverso una serie di menù a tendine, l’operatore identificherà con precisione l’attività che il titolare intende svolgere.Questa operazione è facilitata dalle utilities presenti nel software: elenco delle attività ISTAT suddivise per settori e gruppi, ed elenco degli interventi previsti dalle normative vigenti.
Una volta individuata l’attività e l’intervento vengono elencati gli endoprocedimenti sviluppati dalla rielaborazione e dall’integrazione di quelli proposti dal Ministero.
A questo punto, automaticamente, vengono selezionati sia gli endoprocedimenti obbligatori che quelli consigliati dalle normative vigenti; l’operatore ha comunque la possibilità di attivarli o disattivarli a sua scelta. Insieme agli endoprocedimenti viene individuata tutta la modulistica da fornire al titolare della pratica, questa potrà essere sia stampata che salvata su un supporto informatico.
Infine l’operatore può stampare un report riepilogativo di tutte le informazioni inserite, utilizzabile come promemoria sia dell’operatore che dal titolare.
Il titolare potrà fare apportare modifiche alla pratica temporanea.
Nel momento in cui il titolare decide di attivare la pratica temporanea, ripresentandosi allo sportello con la documentazione in precedenza rilasciata e compilata, viene attivata la fase di back-office, da questo momento la pratica ha valore legale.
In questa fase, l’operatore, dopo aver verificato l’iter della pratica temporanea precedentemente salvata e la completezza della modulistica consegnata, attiva gli endoprocedimenti. Lo stato di avanzamento degli endoprocedimenti viene gestito e monitorato attraverso una sezione con utilities quali:grafici temporanei e avvisi di scadenze personali.

Aggiornamenti
L’aggiornamento, grazie alla modalità on-line, è facile e snello: una volta inseriti nella mailing-list l’utente viene invitato a collegarsi al sito di riferimento dove, utilizzando la propria username e password, potrà scaricare gli aggiornamenti.
GESPO è un software di estrema facilità d’uso.
Infatti solo pochi dati devono essere introdotti tramite scrittura, mentre la magior parte verranno inseriti in finestre successive, suddivise in campi, a cui corrispondono dei menù a tendina, in cui l’operatore non fa altro che identificare e selezionare la voce richiesta.

Caratteristiche tecniche
La flessibilità informatica è una caratteristica fondamentale di GESPO.
Il programma è realizzato in Visual Basic 6.0, ed è eseguibile con i più comuni sistemi operativi; opera con diversi database (Access,SQL Server, Oracle etc.); può essere gestito con modalità monoutente o risiedere su di un server con più client collegati.